Trello List-tag-Filter 使用

写在前面

Trello是我这下半年的工作必备新宠, 多亏了它, 我才会感觉自己的工作受控些.

Trello是一款网页版的生产力和任务管理的工具, 其核心理念呢是利用了Kanban系统 (据说是丰田高层为了提高生产力并维持多变性的任务管理系统).

Trello很受欢迎, 随便上网一搜索就能看到很多专门为Trello写的科普. Trello可以用来做团队管理以及项目管理, 目测网上很多年轻的公司有在用. Trello也可以用来做私人的生活管理, 从新媒体的freelancer到全职妈妈, 从自家装修到婚礼计, 好像只有你想不到的, 没有Trello适应不了的. 因为现在工作上有很多琐碎的事情需要处理, 所以说对我来说, Trello对于我来说更像是一个大型的to-do list, 外加部分brain dump和记录. 今天和大家安利这款工具, 也分享一下自己的用法.

Overview

大家印象中在白板上放很多便利帖, 然后根据进程在几列中换来换去这样的工作模式就是Kanban系统. Trello和Kanban有着异曲同工之秒, 是以board, list, 和card这三个主要功能组成.

Board

Board顾名思义, 体现模式就是一块空白板. 每个工作的项目都可以独立设置成一个board用来作业.

List

List就是用来分类项目中每个小目标的清单, 一般来说, list要么是项目的某个步骤(如to-do, in PRogress, done, follow-up), 要么是事件本身或分类(如collaboration wITh xxx, office supplies, decorations).

Cards

Card是Trello最基本也是最多元化的步骤. 在list以下, card可以表示碎片化之后的任务. 因为cards可以在各个lists中随意变动位置和顺序的, 本身也带有标签啊, 添加日历啊, 清单啊, 添加附件啊, 评论啊等等各种其他的功能, 所以说像一个开了挂的便利帖. 取决于你的需求, 你的card可以基本到只有几个字的内容, 也可以复杂到有很多其他的特点.

Card细节

打开card就会发现里面都是乾坤.

• Descritpions: 可以添加任何详细的内容, 比如说介绍呀, 链接呀等等.
• Activity: Trello自己会记录这个card的整个历史, 如果有同project的队友发了留言, 也会在这里显现.

• Labels: Labels是特殊的标签,这样一来自己的cards可以做到颜色分类.
• Checklist: 每个card本身也可以设置checklist清单, 以供你更详细更碎片般的分解任务(大to-do里面套着小to-do的感觉).
• Due Dates: 这个不用多说啦, 就是可以给自己的cards加上截止日期, 这样一来一旦靠近或者超过截止日期的话, cards就会有红色的提示.
• Attachements: 添加附件这个功能呢, 我感觉更适合利用Trello做团队作业的事情, 也方便大家整理需要和card搭配在一起的内容. 每个card都可以上传附件, 也可以共享.
• Move: 可以把这个card移到别的list里. 但讲真更多的是直接用鼠标拖来拖去.

Board Menu

把board右侧的菜单打开后里面也有乾坤.

• 背景: 这个是我最喜欢的一个升级啦. 大学尝试Trello的时候免费版的还不能选择各种各样的高清图做背景, 现在可以啦! 大家可以搭配board主题而自定义高清图背景.
• Filter: 可以引用filter去分类不同颜色和意义的卡片.
• Power up: Trello有很多更开挂的power-up功能, 网上随手一查就能查到很多攻略, 很多牛人也玩出了各种花样.
• Stickers: Stickers很可爱, 我不怎么用, 但是认为这是一个很醒目和很方便的分类方法.

More底下常用的有:

• Archived items: 可以查看被archive的卡片和list.
• Email-to-board settings: 每个list可以生成一个email的地址连接, 当你把邮件发到这个地址之后, 他会在相应的list里面生成一张极其详细的卡片.
• Print and export: 顾名思义, 可以打印board, 也可以导出其他文件形式. 目前还没用, 但是感觉需要的时候会是个好工具.

最后补充一点, 免费版的Trello只能用一个power-up, 其中我最喜欢的有以下几个:

• Calendar: 卡片的月历模式, 方便大家追踪卡片上的deadlines.
• Deadlines by Elegantt: 可以把所有的deadlines列出来, 并且看看哪些已经做了, 哪些是overdue
• Dropbox: 可以把dropbox里面的文件同步更新到卡片里面
• GOOGLE drive: 同上
• Zapier: 可以使用它把Google calendar和指定的list连接起来, 以至于在Google calendar每建立一个新事件, Trello指定的list也会自动生成新的卡片

自己的系统

我的board都是私人的, 完全是为自己提供服务的(换句话说我的工作学校并不用这个, 也就谈不上什么团队comments这种Trello自带的功能了). 我的一共有四个Board: Program, Meeting Agenda/Email Notes, To-Do, 和Office Management.

Program

这个board里面装的都是自己和学生们组织活动相关的内容信息, 其中包含了:

• Giving thanks活动里面的to-do
• RA Program Evaluation的一些feedback
• 所有的活动点子灵感(类似一个inspiration board)
• 某个RA一个特别活动的feedbacks
• 十月份活动的购物清单(按照RA给卡片分类)
• Hungry hungry hippo活动的to-do

其中值得一提的就是点子灵感的那个list, 里面要么是随手捕捉的灵感, 要么是从其他地方搜集存储的想法.

Meeting Agenda/Email Notes

这个 board里面都是会议准备和重要邮件的相关信息:

• RA 1:1: 和学生有一对一会议时的笔记
• All staff: 开全体会议的笔记和头脑风暴
• XX Probation: 需要和某一个学生有特别谈话时的资料
• XX 进步: 根据和这个学生见面后记录的TA的进步
• Winter: 冬季大会的笔记
• jEvaluation: 年终评比时的会议记录 (card以学生命名)

To-Do

额....就是超大的To-Do:

• Today: 今天需要完成的
• Doing: 现在正在进行的
• Follow-up: 在这周里需要进行跟进的
• Finals week: 期末时的注意事项和特殊任务
• Done week xx: 每一周我会新建一个卡片, 然后把这周已经完成的任务放进去
• Delegate: 需要往下分配的任务
• 特殊Project会自立门户, 都有自己的list.

每个学生有自己指定的颜色, 方便我跟进. 红色代表的都是特别重要的事情.

Office Management

这里面是办公室管理:

• Braindump: 点子公司
• Bulletin Board: 公告板的想法和顺序
• Supply list: 需要购买的东西清单
• Admin: 特殊的行政资料或者笔记细节
• Done: 完成的任务

除了自己设计的系统外, 在网上较常见的有以下几个组合:

适用于热衷to-do list的To-do/Doing/Done适用于博主的Ideas/Content for this month/Published/Collaboration适用于职业发展的Job/Prep work to-do/Interview prep/Information interview